Política de Tratamiento de Datos
Términos, condiciones y marco legal para el manejo de la información en Vehirenting S.A.S.
1 Normatividad Aplicable
A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento Renting Colombia S.A.S. está plenamente comprometido y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente Política y el Sistema Integral de Gestión de Datos Personales del Grupo Bancolombia.
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
- Ley Estatutaria 1266 de 2008.
- Ley 1273 de 2009.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Decreto 1377 de 2013.
- Decreto 886 de 2014.
- Decreto 1074 de 2015.
- Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
2 Contexto y Alcance
De acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se tenga de ellas en las centrales de datos.
Por su parte, la Ley 1581 de 2012 estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable.
En Renting Colombia S.A.S. como responsables de información, contamos con una regulación especial sobre la Protección de los Datos de nuestros clientes, y definimos procesos y políticas que buscan garantizar la confianza, seguridad y calidad en el uso de la información. Renting Colombia S.A.S. recibe, registra, conserva, modifica, reporta, consulta, entrega, comparte y elimina información con la autorización del titular de la misma.
Los datos nos permiten ofrecer y suministrar información de los productos y servicios para consultar, reportar y actualizar ante los operadores de información y riesgo; actualizar el estado de las relaciones contractuales, dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, prevenir el riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo, entre otras. Renting Colombia S.A.S. obtiene la autorización del titular de los datos a través de diferentes medios, como, autorización escrita, verbal o por diferentes medios virtuales para las finalidades descritas en la presente política.
Así mismo, RENTING COLOMBIA S.A.S. en desarrollo de su actividad y gestión, y con el fin de brindar colaboración empresarial entre las empresas del grupo, durante la ejecución de sus actividades podrá efectuar el tratamiento de datos personales de forma conjunta con las entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer al GRUPO BANCOLOMBIA, o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, cesionario, o cualquier calidad frente a los titulares de la información.
Se entenderán que son parte del GRUPO BANCOLOMBIA, RENTING COLOMBIA S.A.S. y las entidades que pertenezcan o puedan llegar a pertenecer al Grupo de acuerdo con la ley, sus filiales y/o subsidiarias, o las entidades en las cuales estas, directa o indirectamente, tengan participación accionaria o sean asociados, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior.
3 Destinatarios
La presente política, está dirigida a nuestros clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales RENTING COLOMBIA S.A.S. realiza tratamiento de información personal.
4 Definiciones
Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:
Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de RENTING COLOMBIA S.A.S.
Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Es la persona que ha sucedido a otra, en razón a su fallecimiento (también se pueden entender como herederos o legatarios).
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales.
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Para RENTING COLOMBIA S.A.S serán titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por RENTING COLOMBIA S.A.S., ya sea directa o indirectamente.
Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5 Principios Rectores
RENTING COLOMBIA S.A.S se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios:
- Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: RENTING COLOMBIA S.A.S. es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: RENTING COLOMBIA S.A.S. tratará los datos con una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
- Principio de libertad: RENTING COLOMBIA S.A.S. tratará los datos sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa, o en ausencia de mandato legal o judicial.
- Principio de veracidad o calidad: La información que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En RENTING COLOMBIA S.A.S. está prohibido el tratamiento de datos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: RENTING COLOMBIA S.A.S. conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, RENTING COLOMBIA S.A.S. no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de 2012.
- Principio de seguridad: RENTING COLOMBIA S.A.S. manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
6 Autorizaciones
RENTING COLOMBIA S.A.S. solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.
El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.
En virtud de su naturaleza y objeto social, RENTING COLOMBIA S.A.S. recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.
RENTING COLOMBIA S.A.S como operador de la franquicia de LOCALIZA RENT A CAR, solicitará autorización a los clientes vinculados a través de la franquicia, para transferir los datos a nivel local e internacional personales del titular a Localiza Rent a Car Brasil como franquiciante.
La autorización que le otorgan los titulares de la información a RENTING COLOMBIA S.A.S. permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades:
- Ofrecer y suministrar información de los productos y servicios.
- Consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de información y riesgo.
- Actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, entre otras.
RENTING COLOMBIA S.A.S. conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.
Datos Sensibles
Para el tratamiento de datos sensibles, RENTING COLOMBIA S.A.S informará al titular de los datos lo siguiente:
- Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.
- Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
- Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
- La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.
Datos de niños, niñas y adolescentes
RENTING COLOMBIA S.A.S se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes.
En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.
Para efectos de cumplir lo anterior, RENTING COLOMBIA S.A.S. actuará de conformidad con lo siguiente:
- Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales.
- Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes.
- Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de tratamiento y la finalidad de este.
RENTING COLOMBIA S.A.S. informa a todos sus grupos de interés que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
7 Finalidades
Las siguientes son las principales finalidades con las que RENTING COLOMBIA S.A.S. realiza el tratamiento de la información personal:
Clientes y/o usuarios
- Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de sus obligaciones legales.
- Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
- Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios, así mismo para compartir la información con diversos actores del mercado.
- Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual.
- Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnológicos.
- Recibir información por parte del GRUPO BANCOLOMBIA respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros.
- Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
- Realizar una adecuada prestación y administración de los servicios financieros, incluyendo la gestión de cobranza.
- Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.
- Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.
- Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera incluyendo contactar al cliente para estos fines.
- Conocer el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) con cualquier entidad del GRUPO BANCOLOMBIA o entidades financieras.
- Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
- Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.
- Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados por el GRUPO BANCOLOMBIA.
- Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.
Proveedores y aliados
- Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con la Organización.
- Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado.
- Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado.
- Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor o aliado.
- Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera.
Aspirantes y colaboradores
La información que RENTING COLOMBIA S.A.S. recolecta de aspirantes o candidatos a cargos dentro de la organización es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante.
El tratamiento de la información personal de nuestros colaboradores tiene como finalidad la gestión de las relaciones laborales existentes con éstos, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la organización:
- Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador.
- Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias.
- Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador.
- Consulta de sus datos en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft.
- Para entregar su información a los fondos de empleados y fondos mutuos de inversión a los cuales ha autorizado para conocer la misma.
- Tratándose de excolaboradores, RENTING COLOMBIA S.A.S. almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones legales y proporcionar certificaciones laborales.
Accionistas
- Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su calidad de Emisor y Depositante respectivamente.
- Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.
- Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.
- Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas.
- Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.
- El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relación emisor – accionistas.
Acceso a edificios, vigilancia y seguridad de las instalaciones
- Contar con información de cada uno de los empleados, del personal Outsourcing y de los visitantes que ingresen a los edificios.
- Controlar e identificar el acceso a las sedes administrativas.
- Mantener la seguridad y control de accesos a los edificios, sucursales y otras instalaciones.
8 Almacenamiento de la información
El almacenamiento de la información se realiza de manera física y/o digital en medios y ambientes que cuentan con los controles adecuados para la protección de los datos personales. Estos incluyen controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas en instalaciones propias y/o centros documentales administrados por terceros.
9 Duración del tratamiento de datos
Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por RENTING COLOMBIA S.A.S. durante el termino contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley.
10 Derechos del titular
Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por RENTING COLOMBIA S.A.S. podrán:
- Conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar sus datos personales y ser informados del tratamiento que RENTING COLOMBIA S.A.S. realiza sobre los datos personales.
- Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.
- Solicitar revocatoria de la autorización y/o supresión de un dato personal en el caso de determinarse que RENTING COLOMBIA S.A.S. presenta una conducta contraria a la regulación vigente. La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de RENTING COLOMBIA S.A.S.
En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
- Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
- Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
11 Deberes de RENTING COLOMBIA S.A.S.
RENTING COLOMBIA S.A.S. como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:
- Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta.
- Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.
- Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.
- Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.
- Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de dicha información.
- Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Atención de consultas, quejas y reclamos
Los titulares de la información cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo podrán hacer uso de:
Consultas:Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de RENTING COLOMBIA S.A.S. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles.
Reclamos:Los titulares que consideren que la información contenida en alguna de las bases de datos de RENTING COLOMBIA S.A.S. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles.
Canales de atención:
- email servicio@rentingcolombia.com
- phone Medellín: (604) 520 0050
- phone Bogotá: (601) 795 8280
- phone Barranquilla: (605) 361 7605
- phone Cali: (602) 442 3550
12 Relacionamiento con terceros y/o encargados
En desarrollo de esta Política y las disposiciones internas para el manejo adecuado de datos personales, RENTING COLOMBIA S.A.S. velará porque los terceros con que se vincule o con los que establezca relaciones comerciales, laborales o alianzas, adecuen sus conductas al régimen de protección de datos personales en Colombia.
En este sentido, RENTING COLOMBIA S.A.S. podrá solicitar a terceros y/o encargados que acrediten de manera previa, durante o de forma posterior a la relación que los vincule, el cumplimiento de los requisitos del régimen de protección de datos personales.
Transferencia y transmisión de datos personales
Eventualmente RENTING COLOMBIA S.A.S., como responsable de la información personal almacenada en sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades descritas en el presente documento, podrá realizar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos. RENTING COLOMBIA S.A.S. está comprometido con verificar el nivel de los estándares de protección y seguridad del país receptor de la información personal.
13 Cookies
RENTING COLOMBIA S.A.S. en aras de mejorar su servicio en el sitio web y los aplicativos digitales, utiliza cookies propias y de terceros con el fin de optimizar la experiencia de nuestros clientes y usuarios, monitorear información estadística, presentar contenidos y publicidad relacionados con las preferencias de los usuarios cuando naveguen por nuestro sitio web, plataformas y/o aplicativos tecnológicos y/o digitales.
La información que se recopila mediante las cookies se encuentra cifrada y no será utilizada para identificar y/o revelar la información del usuario. De igual forma no se recopilan datos de los usuarios, tales como: número de tarjetas débito o crédito, u otra información de carácter financiero o crediticio.
14 Política y lineamientos complementarios y modificaciones
En virtud de la presente política, RENTING COLOMBIA S.A.S. podrá desarrollar políticas sobre aspectos específicos (por ejemplo, política de cookies), así como lineamientos, directrices y circulares orientados a su implementación, siempre que sean consistentes con el marco normativo y esta política.
Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en la página web www.rentingcolombia.com sección Política de Tratamiento de Datos.
15 Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación (25 de junio de 2024).
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Política de Tratamiento de Datos
Términos, condiciones y marco legal para el manejo de la información en Vehirenting S.A.S.
1 Normatividad Aplicable
A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento Renting Colombia S.A.S. está plenamente comprometido y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente Política y el Sistema Integral de Gestión de Datos Personales del Grupo Bancolombia.
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
- Ley Estatutaria 1266 de 2008.
- Ley 1273 de 2009.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Decreto 1377 de 2013.
- Decreto 886 de 2014.
- Decreto 1074 de 2015.
- Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
2 Contexto y Alcance
De acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se tenga de ellas en las centrales de datos.
Por su parte, la Ley 1581 de 2012 estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable.
En Renting Colombia S.A.S. como responsables de información, contamos con una regulación especial sobre la Protección de los Datos de nuestros clientes, y definimos procesos y políticas que buscan garantizar la confianza, seguridad y calidad en el uso de la información. Renting Colombia S.A.S. recibe, registra, conserva, modifica, reporta, consulta, entrega, comparte y elimina información con la autorización del titular de la misma.
Los datos nos permiten ofrecer y suministrar información de los productos y servicios para consultar, reportar y actualizar ante los operadores de información y riesgo; actualizar el estado de las relaciones contractuales, dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, prevenir el riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo, entre otras. Renting Colombia S.A.S. obtiene la autorización del titular de los datos a través de diferentes medios, como, autorización escrita, verbal o por diferentes medios virtuales para las finalidades descritas en la presente política.
Así mismo, RENTING COLOMBIA S.A.S. en desarrollo de su actividad y gestión, y con el fin de brindar colaboración empresarial entre las empresas del grupo, durante la ejecución de sus actividades podrá efectuar el tratamiento de datos personales de forma conjunta con las entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer al GRUPO BANCOLOMBIA, o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, cesionario, o cualquier calidad frente a los titulares de la información.
Se entenderán que son parte del GRUPO BANCOLOMBIA, RENTING COLOMBIA S.A.S. y las entidades que pertenezcan o puedan llegar a pertenecer al Grupo de acuerdo con la ley, sus filiales y/o subsidiarias, o las entidades en las cuales estas, directa o indirectamente, tengan participación accionaria o sean asociados, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior.
3 Destinatarios
La presente política, está dirigida a nuestros clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales RENTING COLOMBIA S.A.S. realiza tratamiento de información personal.
4 Definiciones
Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:
Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de RENTING COLOMBIA S.A.S.
Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Es la persona que ha sucedido a otra, en razón a su fallecimiento (también se pueden entender como herederos o legatarios).
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales.
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Para RENTING COLOMBIA S.A.S serán titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por RENTING COLOMBIA S.A.S., ya sea directa o indirectamente.
Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5 Principios Rectores
RENTING COLOMBIA S.A.S se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios:
- Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: RENTING COLOMBIA S.A.S. es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: RENTING COLOMBIA S.A.S. tratará los datos con una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
- Principio de libertad: RENTING COLOMBIA S.A.S. tratará los datos sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa, o en ausencia de mandato legal o judicial.
- Principio de veracidad o calidad: La información que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En RENTING COLOMBIA S.A.S. está prohibido el tratamiento de datos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: RENTING COLOMBIA S.A.S. conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, RENTING COLOMBIA S.A.S. no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 de 2012.
- Principio de seguridad: RENTING COLOMBIA S.A.S. manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
6 Autorizaciones
RENTING COLOMBIA S.A.S. solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.
El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.
En virtud de su naturaleza y objeto social, RENTING COLOMBIA S.A.S. recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.
RENTING COLOMBIA S.A.S como operador de la franquicia de LOCALIZA RENT A CAR, solicitará autorización a los clientes vinculados a través de la franquicia, para transferir los datos a nivel local e internacional personales del titular a Localiza Rent a Car Brasil como franquiciante.
La autorización que le otorgan los titulares de la información a RENTING COLOMBIA S.A.S. permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades:
- Ofrecer y suministrar información de los productos y servicios.
- Consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de información y riesgo.
- Actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, entre otras.
RENTING COLOMBIA S.A.S. conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.
Datos Sensibles
Para el tratamiento de datos sensibles, RENTING COLOMBIA S.A.S informará al titular de los datos lo siguiente:
- Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.
- Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
- Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
- La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.
Datos de niños, niñas y adolescentes
RENTING COLOMBIA S.A.S se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes.
En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.
Para efectos de cumplir lo anterior, RENTING COLOMBIA S.A.S. actuará de conformidad con lo siguiente:
- Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales.
- Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes.
- Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de tratamiento y la finalidad de este.
RENTING COLOMBIA S.A.S. informa a todos sus grupos de interés que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
7 Finalidades
Las siguientes son las principales finalidades con las que RENTING COLOMBIA S.A.S. realiza el tratamiento de la información personal:
Clientes y/o usuarios
- Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de sus obligaciones legales.
- Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
- Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios, así mismo para compartir la información con diversos actores del mercado.
- Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual.
- Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnológicos.
- Recibir información por parte del GRUPO BANCOLOMBIA respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros.
- Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
- Realizar una adecuada prestación y administración de los servicios financieros, incluyendo la gestión de cobranza.
- Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.
- Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.
- Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera incluyendo contactar al cliente para estos fines.
- Conocer el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) con cualquier entidad del GRUPO BANCOLOMBIA o entidades financieras.
- Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
- Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.
- Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados por el GRUPO BANCOLOMBIA.
- Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.
Proveedores y aliados
- Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con la Organización.
- Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado.
- Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado.
- Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor o aliado.
- Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera.
Aspirantes y colaboradores
La información que RENTING COLOMBIA S.A.S. recolecta de aspirantes o candidatos a cargos dentro de la organización es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante.
El tratamiento de la información personal de nuestros colaboradores tiene como finalidad la gestión de las relaciones laborales existentes con éstos, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la organización:
- Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador.
- Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias.
- Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador.
- Consulta de sus datos en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft.
- Para entregar su información a los fondos de empleados y fondos mutuos de inversión a los cuales ha autorizado para conocer la misma.
- Tratándose de excolaboradores, RENTING COLOMBIA S.A.S. almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones legales y proporcionar certificaciones laborales.
Accionistas
- Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su calidad de Emisor y Depositante respectivamente.
- Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.
- Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.
- Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas.
- Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.
- El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relación emisor – accionistas.
Acceso a edificios, vigilancia y seguridad de las instalaciones
- Contar con información de cada uno de los empleados, del personal Outsourcing y de los visitantes que ingresen a los edificios.
- Controlar e identificar el acceso a las sedes administrativas.
- Mantener la seguridad y control de accesos a los edificios, sucursales y otras instalaciones.
8 Almacenamiento de la información
El almacenamiento de la información se realiza de manera física y/o digital en medios y ambientes que cuentan con los controles adecuados para la protección de los datos personales. Estos incluyen controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas en instalaciones propias y/o centros documentales administrados por terceros.
9 Duración del tratamiento de datos
Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por RENTING COLOMBIA S.A.S. durante el termino contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley.
10 Derechos del titular
Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por RENTING COLOMBIA S.A.S. podrán:
- Conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar sus datos personales y ser informados del tratamiento que RENTING COLOMBIA S.A.S. realiza sobre los datos personales.
- Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.
- Solicitar revocatoria de la autorización y/o supresión de un dato personal en el caso de determinarse que RENTING COLOMBIA S.A.S. presenta una conducta contraria a la regulación vigente. La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de RENTING COLOMBIA S.A.S.
En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
- Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
- Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
11 Deberes de RENTING COLOMBIA S.A.S.
RENTING COLOMBIA S.A.S. como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:
- Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta.
- Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.
- Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.
- Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.
- Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de dicha información.
- Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Atención de consultas, quejas y reclamos
Los titulares de la información cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo podrán hacer uso de:
Consultas:Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de RENTING COLOMBIA S.A.S. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles.
Reclamos:Los titulares que consideren que la información contenida en alguna de las bases de datos de RENTING COLOMBIA S.A.S. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles.
Canales de atención:
- email servicio@rentingcolombia.com
- phone Medellín: (604) 520 0050
- phone Bogotá: (601) 795 8280
- phone Barranquilla: (605) 361 7605
- phone Cali: (602) 442 3550
12 Relacionamiento con terceros y/o encargados
En desarrollo de esta Política y las disposiciones internas para el manejo adecuado de datos personales, RENTING COLOMBIA S.A.S. velará porque los terceros con que se vincule o con los que establezca relaciones comerciales, laborales o alianzas, adecuen sus conductas al régimen de protección de datos personales en Colombia.
En este sentido, RENTING COLOMBIA S.A.S. podrá solicitar a terceros y/o encargados que acrediten de manera previa, durante o de forma posterior a la relación que los vincule, el cumplimiento de los requisitos del régimen de protección de datos personales.
Transferencia y transmisión de datos personales
Eventualmente RENTING COLOMBIA S.A.S., como responsable de la información personal almacenada en sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades descritas en el presente documento, podrá realizar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos. RENTING COLOMBIA S.A.S. está comprometido con verificar el nivel de los estándares de protección y seguridad del país receptor de la información personal.
13 Cookies
RENTING COLOMBIA S.A.S. en aras de mejorar su servicio en el sitio web y los aplicativos digitales, utiliza cookies propias y de terceros con el fin de optimizar la experiencia de nuestros clientes y usuarios, monitorear información estadística, presentar contenidos y publicidad relacionados con las preferencias de los usuarios cuando naveguen por nuestro sitio web, plataformas y/o aplicativos tecnológicos y/o digitales.
La información que se recopila mediante las cookies se encuentra cifrada y no será utilizada para identificar y/o revelar la información del usuario. De igual forma no se recopilan datos de los usuarios, tales como: número de tarjetas débito o crédito, u otra información de carácter financiero o crediticio.
14 Política y lineamientos complementarios y modificaciones
En virtud de la presente política, RENTING COLOMBIA S.A.S. podrá desarrollar políticas sobre aspectos específicos (por ejemplo, política de cookies), así como lineamientos, directrices y circulares orientados a su implementación, siempre que sean consistentes con el marco normativo y esta política.
Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en la página web www.rentingcolombia.com sección Política de Tratamiento de Datos.
15 Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación (25 de junio de 2024).
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